Helfer-Koordination digitalisiert!

Das mova – das grösste Pfadi-Bundeslager der Schweiz – brachte über 5000 Helfer:innen (Rover) und 500 ehrenamtliche Organisationsteams (mova-Crew) zusammen. Die Herausforderung: Tausende von Jobs mussten koordiniert werden, während das Organisationskomitee dezentral arbeitete. Sprachbarrieren mussten überwunden und komplexe Informationen wie Anreisezeiten, Übernachtungen und Verpflegungspläne zentral verwaltet werden.

Das Ziel war es, mit einer innovativen Web-Applikation den Helfenden und dem Organisationsteam die Arbeit zu erleichtern und eine effiziente Planung und Koordination sicherzustellen.

Iterative Entwicklung mit dem Kunden

Die Applikation wurde über ein Jahr hinweg agil entwickelt. Trotz mehrfacher Wechsel im ehrenamtlichen Team der Pfadi konnte der iterative Ansatz erfolgreich umgesetzt werden.

Wahl der Technologie

Die bewährten Technologien Symfony und React ermöglichten eine skalierbare und benutzerfreundliche Plattform.

Sprachbarrieren überwinden

Als Eigenentwicklung für das Projekt wurde ein zentraler Übersetzungs-Workflow geschaffen, um die Mehrsprachigkeit des Bundeslagers sicherzustellen.

Single Sign On (SSO)

Keycloak: Diese SSO-Lösung sorgte für eine sichere und einfache Benutzeranmeldung – in allen involvierten Systemen.

Onboarding für Helfende

Dank des intuitiven Onboarding-Prozess haben sich die Helfer:innen ohne Schulung sofort im leistungsstarken Backend zurecht gefunden.

Job- und Schichtverwaltung

Die Koordination von hunderten Schichten, an denen sich 5000 Helfende beteiligten, war eine komplexe Aufgabe, die manuell nicht zu bewältigen gewesen wäre. Es galt, Qualifikationen wie beispielsweise den Fahrausweis für Fahrten zu überprüfen und Verfügbarkeiten zu koordinieren, um Überschneidungen und ausreichend Pausen zwischen den Schichten sicherzustellen.

Campingplatz-Management

Der Campingplatz-Manager erleichtert nicht nur die Zuteilung von Zeltplätzen für 30'000 Pfadis, sondern beinhaltet auch einen detaillierten Evakuierungsplan für Notfälle. Dies garantiert eine hohe Sicherheit und Organisation während des gesamten Lagers.

API-Anbindung an Pfadi Intranet

Die nahtlose API-Anbindung an das Intranet der Pfadi (Orca) ermöglicht eine Echtzeit-Datenübertragung und -Aktualisierung. Dies verbessert die interne Kommunikation und Effizienz der Event-Verwaltung erheblich.